A participação envolve gastos com publicidade, com espaço suficiente para ser notado, projeto e decoração do stand para causar boa impressão. É melhor concentrar-se na participação de um ou dois grandes eventos promocionais do que dividi-los em cinco ou seis eventos menores.
Para obter sucesso é fundamental um bom planejamento financeiro.
Esta etapa é essencial à participação com sucesso no evento e é, sem dúvida, iniciativa importante para racionalização dos custos da empresa, exigindo desde o cálculo de gastos com pessoal e a organização do stand, até a segurança para expor os produtos dentro de uma relação custo/benefício positiva.
A estruturação do orçamento para feiras e exposições baseia-se em quatro aspectos:
1. Despesas diretas,
2. Material de exposição,
3. Promoção e
4. Custos com pessoal.
1- Despesas diretas:
– Locação de espaço na feira;
– Construção ou montagem do stand (podendo contratar diretamente o padrão estabelecido pela organização ou ser construído a partir da idealização do expositor);
– Gastos com displays, gráficos e quaisquer outros exigidos na construção do stand;
– Previsão de serviços adicionais, como eletricidade, gás, água, lixo, telefone, internet, etc…. Os serviços de ar comprimido, água e consumo elétrico podem estar incluídos no aluguel ou serem cobrados à parte;
– Tributos e Taxas em geral que envolvem a participação em feiras;
– Contratação de apólice de seguro para cobertura de desistência, abandono e suspensão antes e depois do início do evento, e ressarcimento de todos reembolsos;
– Locação de móveis, decoração, buffet, etc…, como também serviços de limpeza e segurança para o stand, caso não esteja incluída na locação do espaço;
– Honorários para designers, arquitetos e engenheiros encarregados da montagem do stand e provisionamento para gastos extras e emergenciais.
2- Material de exposição:
Engloba os custos e orçamentos diretamente ligados à exposição em si.
– Tipo de recinto expositor (fechado ou coberto);
– Transporte dos produtos para a exposição;
– O produto exige instalação específica, transporte especializado, dentro e fora do recinto?;
– Compra de display, banner, estandarte, etc…;
– Custos de montagem, armazenagem, testes, transporte e embarque/desembarque;
3- Promoção:
A promoção, supondo-se que contará sempre com visitante de interesse específico ao assunto divulgado, é o único item passível de alterações na vigência do orçamento.
Os principais gastos devem prever:
– Inserção publicitária na mídia;
– Distribuição de material na feira;
– Mala direta, correio e meio eletrônico (Internet);
– Anúncios no catálogo; aquisição de catálogos extras para uso promocional da empresa;
– Divulgação em revistas especializadas e técnicas e serviços de relações públicas,
– Diversões, brindes, fotografia, visitantes VIP;
– Eventos especiais e, certamente, gastos eventuais.
4- Custos com pessoal:
São gastos relacionados à contratação de pessoal de apoio utilizado na feira.
– Equipe de treinamento;
– Material de subsistência;
– Despesas com viagem e aluguel de carro,
– Uniformes,
– Segurança, intérpretes e gastos gastos de contingência.
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