- Defina seus objetivos, seu plano de atuação e faça um planejamento detalhado;
- Faça uma pesquisa de mercado;
- Elabore um plano de marketing;
- Estabeleça um orçamento preliminar;
- Reserve o espaço na feira;
- Tenha claro se atuará no varejo ou atacado;
- Defina a equipe de trabalho e a infraestrutura necessária. Estabeleça os responsáveis pela operacionalização das tarefas com os cargo e responsabilidade. É necessário pensar em otimizar o serviço e escolher os parceiros certos;
- Defina os produtos e a forma que serão expostos ou serviços a serem apresentados. Isso será decisivo para o sucesso de sua participação;
- Defina o material promocional, orçamento e planejamento da produção. É importante decidir se na divulgação serão usadas fotos, folhetos, cartaz dos produtos, mídias;
- Faça o reconhecimento do público alvo e informe sobre o evento;
- Treine a equipe sobre como se comportar no stand e fazer corretamente os pedidos, informar os prazos de entrega dos produtos, etc.;
- Providencie transporte e instalação dos equipamentos a serem expostos;
- Providencie transporte, hospedagem e alimentação para a equipe de trabalho;
- Providencie seguro para os equipamentos e materiais a ser expostos. Esse item é importante, pois garantirá que seu produto chegará ao local da feira em perfeito estado;
- Identifique a legislação alfandegária;
- Verifique a necessidade de um agente aduaneiro e transportador para liberação do material a ser exposto;
- Verifique detalhadamente no manual de expositor, fornecido pelo promotor do evento, quais são seus direitos e deveres junto à organização do evento;
- Pesquise e selecione uma empresa montadora do stand. Desenvolva um briefing bem detalhado e claro sobre o que você necessita no stand;
- Desenvolva o projeto do stand com boa antecedência e contrate um bom fornecedor com experiência no mercado e visite se possível as instalações da empresa contratada para a construção do stand;
- Apresente a promotor/organizado do evento o projeto de stand especial, no caso de não utilizar a montagem básica oferecida pela promoção do evento. Observe sempre os regulamentos e prazo no manual de participação;
- Encaminhe toda a documentação exigida e requisite e retire, com antecedência, as credenciais de identificação para quem vai trabalhar no Stand;
- Verifique todos os serviços de infraestrutura necessários, para garantir o funcionamento do Stand.
- Solicite pontos de energia, internet, ligação de água, etc., sempre com antecedência, para quando receber o Stand, já esteja tudo pronto;
- Informe-se com o promotor/organizador sobre as taxas e tributos a serem pagas à prefeitura ou a outro órgão local e efetue os pagamentos nos prazos estabelecidos no manual de participação;
- Contrate uma recepcionista, de preferência, por indicação, que ela seja atenciosa e deixe uma primeira impressão positiva aos visitantes do seu stand;
- Contrate cobertura fotográfica. O registro de fotos do stand para inserção em material publicitário, com direitos autorais;
- Organize reuniões comerciais e encontros prévios com a imprensa;
- Oriente o corpo funcional da empresa e instrução final para a equipe antes da abertura da feira;
- Saiba que a escolha das feiras apropriadas ao seu segmento de mercado, é um ótimo e valioso procedimento para que o seu stand seja o ponto de partida para bons negócios;
- Aproveite estas dicas e saiba que é possível fazer do seu stand, um ambiente comercial agradável e adequado a ótimos contatos que poderão se transformar em contratos de vendas.
Boa Sorte e Sucesso!!